Geplaatst op
Op zoek naar een ERP-systeem? Deze checklist helpt je bij een gestructureerde voorbereiding en geeft inzicht in vijf onmisbare stappen voor een passende keuze.
Een ERP-systeem vormt de spil van je bedrijfsvoering. Het ondersteunt dagelijkse processen, verbindt afdelingen en geeft je inzicht in prestaties en kosten. Zo’n keuze maak je dus niet zomaar. Wie zonder voorbereiding in zee gaat met een leverancier, loopt het risico op een systeem dat onvoldoende aansluit of achteraf duurder uitpakt. Met een gestructureerde checklist breng je vooraf alle wensen en randvoorwaarden in kaart en vergroot je de kans op een succesvolle implementatie.
Wat is ERP en wat levert het op?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is software die verschillende bedrijfsprocessen – zoals financiën, HR, inkoop, projectbeheer en klantrelaties – samenbrengt in één centrale omgeving. Daardoor werk je met één databron en zie je direct waar ruimte is voor verbetering. Bedrijven die een goed passend ERP-systeem inzetten, besparen tijd, verminderen fouten en creëren overzicht voor verdere groei.
Waarom een checklist gebruiken?
Het selecteren van ERP-software is vaak complex. Leveranciers bieden talloze modules en licentiemodellen, en niet elk systeem past even goed bij jouw sector of bedrijfsstructuur. Door met een checklist te werken, leg je de basis voor een onderbouwde keuze. Het helpt je prioriteiten te stellen, valkuilen te vermijden en te bepalen wat nu en in de toekomst echt belangrijk is.
De vijf stappen in de ERP-checklist
- Technische uitgangspunten
Breng je huidige IT-landschap in kaart: welke applicaties gebruik je en moeten die blijven bestaan of geïntegreerd worden? Overweeg of je kiest voor een cloudoplossing of lokale installatie. Denk ook aan beveiliging, benodigde talen en valuta, en hoeveel interne kennis beschikbaar is om de software te beheren. - Doelen en verwachtingen
Bepaal wat je met de nieuwe software wilt bereiken. Wil je processen versnellen, meer sturen op data of voorbereid zijn op groei? Stel jezelf vragen als: welke processen lopen nu vast en welke inzichten missen we om beter te kunnen sturen?
- Modules en functionaliteiten
ERP-systemen zijn opgebouwd uit losse modules, zoals finance, HRM, documentbeheer of CRM. Voor sommige branches zijn aanvullende functies cruciaal, bijvoorbeeld transportmanagement of magazijnbeheer. Maak onderscheid tussen wat essentieel is en wat later toegevoegd kan worden.
- Keuze van leverancier
De software is belangrijk, maar de leverancier speelt minstens zo’n grote rol. Onderzoek of de partij ervaring heeft in jouw sector, hoe hun ondersteuning eruitziet en hoe vaak updates worden uitgerold. Een betrouwbare leverancier denkt mee en groeit mee met je organisatie.
- Implementatie en livegang
Maak een plan voor de overstap: wordt het systeem gefaseerd uitgerold of stap je in één keer over? Hoe worden medewerkers getraind en is er ruimte om eerst te testen? Door dit vooraf te regelen voorkom je vertraging en onduidelijkheden tijdens het project.
Maak een doordachte keuze
Een ERP-systeem moet aansluiten op jouw bedrijfsvoering en niet andersom. Deze checklist helpt je om gestructureerd te werken, niets te vergeten en uiteindelijk een systeem te kiezen dat past bij je huidige en toekomstige ambities.